Etude du Notaire Francis DETERME, à JUPRELLE - FEXHE-SLINS

 

Etude du Notaire Francis DETERME

à JUPRELLE - FEXHE-SLINS

Les statuts d’une société

Une société est créée au moyen d'un acte de constitution, établi par acte notarié s’agissant des sociétés à responsabilité limitée. L’acte de constitution reprend les statuts de la société.

Lorsque l’acte de constitution de la société est déposé au greffe du tribunal de l’entreprise, la partie de l’acte relative aux statuts sera déposée, dans le même temps, au sein de la banque de données des statuts en ligne.

 

Les statuts, c’est quoi ? 

Les statuts sont les règles de fonctionnement de la société : les statuts contiennent entre autre les clauses qui vont régir les rapports avec les personnes étrangères à la société, les rapports entre actionnaires eux-mêmes, les pouvoirs de ses représentants, le tout devant être évidemment conforme aux dispositions qui sont prescrites par la loi.

Que contiennent les statuts ?

  • La forme de la société : les sociétés les plus fréquemment rencontrées sont les SA, les SRL et les SC
  • La dénomination de la société : les fondateurs devront veiller à trouver une dénomination qui n’est pas encore attribuée à une autre société pour éviter des confusions ou une concurrence déloyale.
  • La durée : durée déterminée ou durée indéterminée.
  • Le siège de la société : l’adresse de la société 
  • L’objet de la société : la désignation précise de l’activité que la société exercera.
  • Le capital de la société (dans le cas d’une SA) : le montant du capital, sa souscription, la libération, les modalités d’augmentation ou de réduction du capital,…
  • Les titres de la société : le nombre de titres émis, leur nature, la transmission, …
  • La représentation de la société : la désignation du ou des représentants de la société, leurs pouvoirs et la manière de les exercer, …
  • Les assemblées générales : les règles relatives aux assemblées générales, l’exercice social et les obligations comptables, la répartition des bénéfices, …
  • Les modalités relatives à la dissolution-liquidation de la société.

Cette énumération n’est pas exhaustive et le contenu des statuts peut varier selon le type de société que les futurs actionnaires ont décidé de créer. La loi détermine pour chaque type de société les mentions obligatoires que l’acte de constitution et les statuts devront contenir et les règles que la société devra observer.

Les statuts coordonnés peuvent être déposés et modifiés via la banque de données des statuts disponible via www.notaire.be/statuts.

La base de données des statuts conserve toutes les versions des statuts des sociétés résultant d’actes notariés en Belgique, depuis la constitution de la société jusqu’à la dernière mise à jour des statuts. Cette base de données légale, disponible depuis le 1er mai 2019, fait partie du dossier de la société et peut être consultée gratuitement.

La version coordonnée des statuts d’une société réalisée avant cette date peut toujours être consultée au greffe du tribunal d’entreprise du siège de cette société. Des copies électroniques certifiées peuvent également être livrées à la demande. Cette authentification s’effectue via un système de signature électronique de Fednot.

 

Le nom (dénomination) de la société

 

La société doit pouvoir être identifiée : elle reçoit une dénomination qui lui permet de l’individualiser.

Le choix du nom d’une SRL, d’une SC ou d’une SA, est totalement libre : la société peut reprendre le nom d’actionnaires, ou l’objet de son activité, ou tout autre nom.

Le nom de la société sera précédé ou suivi de sa forme juridique, soit complètement (p. ex. société anonyme), soit en abrégé (SA).

Toutefois, pour éviter toute confusion, il faut veiller à lui donner un nom qui n’a pas encore été choisi par une autre société ou entreprise existante.

De même, il faut éviter de choisir un nom qui ressemblerait trop à celui d’une autre entreprise. Si le nom avait déjà été choisi ou si un nom similaire existe déjà et une confusion est possible, la société ou l’entreprise qui utilisait déjà le nom pourrait exiger une modification de la dénomination de la nouvelle société, qui devra immédiatement modifier ses statuts en conséquence.

Le premier utilisateur du nom pourrait même réclamer des dommages-intérêts à la nouvelle société. Au moment de la constitution, les associés devront donc se renseigner sur l’existence éventuelle d’une autre entreprise qui porterait le même nom. Avec l’existence des bases de données informatiques, il est devenu

plus facile de se documenter à ce sujet. Le nom de la société peut être modifié à tout moment par une décision de l’assemblée générale, à moins que la société soit en liquidation et cela pour éviter que la société soit plus difficile à détecter pour les éventuels créanciers.

 

Le siège de la société

 

Il existe une distinction entre, d’une part, le siège statutaire, tel qu’indiqué dans les statuts, et, d’autre part, le siège réel, qui est le lieu de gestion de votre société. Notre pays utilise ce qu'on appelle la règle du « siège statutaire ». Cela vous permet, en tant qu'entrepreneur, de choisir les règles applicables à votre entreprise en adaptant les statuts à vos souhaits. Cela vaut aussi pour les entrepreneurs étrangers qui souhaitent développer des activités en Belgique.

La société n’a qu’un seul siège, mais elle peut également avoir plusieurs sièges d’exploitation ou des agences : une compagnie d’assurance peut avoir un siège central à Bruxelles, mais différents autres sièges d’exploitation à Anvers, Gand, Liège et Mons. Dans ce cas, chaque siège d’exploitation doit respecter les réglementations locales, par exemple en matière linguistique.

 

L’objet de la société

 

L’objet d’une société est l’activité que les actionnaires vont exercer ensemble. Il faut détailler l’objet de la société avec précision. Décrire un objet de 10 pages avec toutes les activités imaginables ne correspond pas non plus à l’exigence de précision. La loi impose aux fondateurs de reprendre la “désignation précise” de l’objet de la société. Il suffit de déterminer le genre d’activité économique que la société va exercer. Ainsi, une société de fabrication de produits pharmaceutiques ne doit pas détailler la partie du corps que ses médicaments sont appelés à traiter. L’objet de la société peut être libellé suffisamment largement pour que son activité ne soit pas trop limitée, et pour éviter une future modification des statuts. La société peut avoir plusieurs activités, mais chacune devra être précisée.

Une société de distribution de matériel informatique ne pourrait donc pas acquérir des immeubles uniquement en vue de les revendre avec bénéfices. Si ses représentants le faisaient quand même, il y aurait un dépassement de l’objet. Dans ce cas, les actes ne sont pas nuls, mais ceux qui ont engagé la société pourraient être déclarés responsables des conséquences de ce dépassement.

 

Le capital de la société

 

Dans le cas d’une SRL, aucun capital minimum n’est exigé, mais il faut néanmoins pouvoir disposer d’un patrimoine initial suffisant. En effet, le fait de ne pas être obligé de déposer un capital minimum ne signifie pas pour autant que vous ne devez pas disposer d’un petit «matelas» financier. Vous devez vous assurer que votre société dispose de ressources suffisantes pour mener à bien ses activités.

Le capital est exigé uniquement pour la SA. Le capital est constitué des montants et des biens qui sont apportés par les actionnaires à l’occasion de la constitution de la société ou d’une augmentation de capital ultérieure. Le capital est en principe invariable, sauf en cas de modification statutaire. Lors de la constitution de la société, les statuts précisent quel sera le montant de ce capital. Ce capital sera divisé en actions, représentatives de ce capital. Une fois que le capital et le nombre d’actions à émettre en contrepartie sont déterminés, il doit correspondre à un engagement des fondateurs à apporter ce capital à la société, chacun pour la quote-part qu’ils ont déterminée à l’avance. Ils souscrivent ainsi au capital.

En contrepartie de leur apport en capital, les fondateurs recevront des actions de la société, représentatives de ce capital. Ce capital doit être intégralement souscrit à la constitution de la société, ce qui signifie que le montant du capital déterminé dans les statuts de la société doit correspondre à la somme des engagements des fondateurs.

 

Les titres de la société et eStox

 

Les droits des fondateurs d’une société ou des actionnaires sont représentés par des titres. Certains titres sont représentatifs du capital de la société (on parle alors d’actions), d’autres sont représentatifs d’une dette de la société (on parle alors d’obligations et leurs propriétaires sont de simples créanciers).

Nous n’examinerons ici que les actions. L’action représentative du capital d’une société est en quelque sorte une « portion d’entreprise ». En achetant une action, vous devenez propriétaire d’une part de la société, et récoltez une série de droits y afférents, comme le droit de vote aux assemblées générales ou le versement d’une « rémunération » annuelle sous forme de dividendes.

Les actions d’une SA, SRL ou SC peuvent être nominatifs ou dématérialisés :

  • Les actions nominatives : titres dont on peut toujours déterminer le propriétaire. Il suffit de consulter le registre des titres au siège de la société. Le transfert du titre est prouvé par une déclaration mentionnée dans ce registre.
  • Les actions dématérialisées : par opposition à une action “papier”, les actions dématérialisées sont celles qui n’existent que sous forme d’écriture informatique auprès d’une banque et ne feront jamais l’objet d’une impression sur papier.

Le registre des actions

Toute société doit posséder un registre des actions nominatives. Ce registre doit être tenu régulièrement à jour. Le registre des actions doit au minimum contenir :

  • la désignation précise de chaque actionnaire ;
  • le nombre total des actions émises par la société et, le cas échéant, le nombre total par classe ;
  • le nombre d’actions détenues par chaque actionnaire et leur classe ;
  • les versements faits sur chaque action ;
  • les restrictions relatives à la cessibilité des actions ;
  • les transferts d’actions avec leur date, datés et signés par le cédant et le cessionnaire en cas de cession entre vifs, par le gérant et le bénéficiaire en cas de transmission pour cause de mort ;
  • les droits de vote et droits aux bénéfices attachés à chaque action, ainsi que leur part dans le solde de liquidation si celle-ci diverge des droits aux bénéfices.

Registre électronique des actions eStox

A la lumière du nouveau Code des sociétés et des associations entré en vigueur le 1er mai 2019, les notaires et les experts-comptables de Belgique ont lancé un registre électronique des actions, eStox

Maintenant que les entreprises doivent communiquer de plus en plus d’informations sur leurs actionnaires aux autorités, ce registre permet d’augmenter la fiabilité quant à l’identité de l’actionnaire d’une société et aux actions qu’il détient exactement. En outre, ce registre électronique réduit la charge administrative des responsables d’entreprises et, à terme, également des organismes de crédit et autres prestataires de services.

Un autre avantage : Les sociétés existantes vont devoir adapter leurs statuts les prochaines années, et ce via l’assemblée générale. Il est donc important qu’elles puissent retrouver et convoquer leurs actionnaires à l’assemblée générale en temps utile.

Afin de lutter contre le blanchiment d’argent, l’Union européenne impose également à chaque société de communiquer au SPF Finances les informations relatives aux actionnaires qui détiennent plus de 25% des actions. Ces informations pourraient être automatiquement transmises au SPF Finances via eStox. Cette simplification est considérable pour les chefs d’entreprise responsables du respect de ses obligations.

A terme, le registre électronique des actions permettra à l’entrepreneur d’accéder à l’ensemble des actes notariés relatifs à sa société (constitution, modification des statuts, etc.) que le notaire conserve.